» Limited Secretary - Verwalter der Limited

Die Besetzung der Position eines Company Secretary ist für eine englische Limited rechtlich vorgeschrieben. Der Secretary wird durch den Director bestimmt, er stellt kein Organ der Limited dar, sondern ist als Verwalter tätig. Er ist zuständig, vor allem für die Kommunikation mit den englischen Behörden.

Der Company Secretary hat im Einzelnen darauf zu achten, dass die Formalitäten bei Gesellschafter- und Direktorenversammlungen eingehalten werden. Gleiches gilt zum Beispiel bezüglich des offiziellen Schriftverkehres mit dem Gesellschaftsregister, der Ergänzung des Registers der Limited und der Protokollierung von Beschlüssen der Gesellschafterversammlung.

Daneben hat der Company Secretary die Vertretungsbefugnisse der Direktoren zu bescheinigen, da diese Befugnisse im öffentlichen Register nicht eingetragen sind. Den Posten eines Company Secretary kann sowohl eine natürliche als auch eine juristische Person einnehmen.

Eine vergleichbare Position gibt es in deutschen Gesellschaftsformen nicht, am ehesten kann die Arbeit eines Company Secretary in der Limited mit der eines Notars in Deutschland verglichen werden. Er wird daher auch gelegentlich als „Notar der Gesellschaft“ bezeichnet.

Viele der Aufgaben des Company Secretary, wie zum Beispiel die Mitteilung über den Wechsel des Directors oder eines Gesellschafters muss beispielsweise in einer deutschen GmbH tatsächlich durch einen Notar vorgenommen werden. Eine besondere Qualifikation muss der Company Secretary einer Limited nicht vorweisen, allerdings sollte er möglichst umfassend mit seinen Aufgaben, vor allem mit den gesetzlichen Bestimmung in England und den entsprechenden Behörden vertraut sein. Ein Verstoß gegen die formellen Pflichten einer Limited kann empfindliche Sanktionen nach sich ziehen. Die Arbeit kann auch durch professionelle Company Secretaries übernommen werden, die es viele in England gibt. Diese Company Secretaries führen auch, den für die Limited nötigen, Betrieb eines Registered Office durch. Die Kosten für solche Dienste liegen jährlich bei etwa 600 Pfund, umgerechnet rund 900 Euro.